隨著遠(yuǎn)程工作重新定義了傳統(tǒng)的工作場所，IT團(tuán)隊需要實施新的協(xié)作計劃，以維持業(yè)務(wù)增長并促進(jìn)創(chuàng)新。

在過去的幾個月，大多數(shù)企業(yè)都在利用諸如視頻會議和聊天工具等協(xié)作和生產(chǎn)力技術(shù)，讓他們的團(tuán)隊員工在家遠(yuǎn)程工作。雖然遠(yuǎn)程協(xié)作對于銷售和市場營銷等部門來說可能更容易采用，但I(xiàn)T團(tuán)隊也找到了適應(yīng)遠(yuǎn)程工作和更有效協(xié)作的新方法。

對于軟件開發(fā)商Zoho公司來說，向遠(yuǎn)程工作的過渡一直很順利。但是，由于某些IT團(tuán)隊需要滿足在遠(yuǎn)程環(huán)境中成功工作的獨(dú)特需求，因此也面臨一些挑戰(zhàn)。

與六個月前相比，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作看起來完全不同。盡管需要處理一些棘手的問題，例如如何遠(yuǎn)程解決硬件問題，如何與用戶更好地交互，以及如何提供遠(yuǎn)程幫助，但企業(yè)的團(tuán)隊已經(jīng)學(xué)會了將其傳統(tǒng)工作模型轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N可增強(qiáng)協(xié)作、并維持未來混合工作環(huán)境的模式。

通過戰(zhàn)略規(guī)劃、清晰的溝通和大量的實驗，企業(yè)的IT領(lǐng)導(dǎo)者開發(fā)了協(xié)作活動，無論未來的工作環(huán)境如何，協(xié)作活動都將不斷發(fā)展。

以下是可以幫助企業(yè)提高效率，并促進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的六個IT協(xié)作練習(xí)：

1.啟用彈性的工作時間

許多IT團(tuán)隊為客戶和員工提供全天候支持。在發(fā)生疫情之前，大多數(shù)支持團(tuán)隊都依靠戰(zhàn)略計劃來確保支持人員始終可用。現(xiàn)在，隨著員工在家遠(yuǎn)程工作，靈活的時間表至關(guān)重要。

讓企業(yè)的IT團(tuán)隊成員選擇適合他們的遠(yuǎn)程工作生活方式并滿足支持需求的時間表，將會提高整個團(tuán)隊的效率。企業(yè)鼓勵員工設(shè)定自己的工作時間，以便例如需要在早上幫助孩子進(jìn)行遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)的在職父母可以在晚上工作。

企業(yè)為其團(tuán)隊成員安排自由的工作時間將提高工作效率。當(dāng)員工的工作時間與他們的個人生活相沖突時，他們的工作質(zhì)量就會受到影響。此外，靈活的日程安排鼓勵員工與他們以前可能從未遇到過的團(tuán)隊成員進(jìn)行互動。而企業(yè)的管理者應(yīng)該和員工一起減輕壓力，并鼓勵團(tuán)隊合作。

2.實施智能票務(wù)系統(tǒng)

采用功能強(qiáng)大的票務(wù)軟件系統(tǒng)可以幫助團(tuán)隊成員、客戶和其他人員之間實現(xiàn)無縫協(xié)作。需要尋找一個可以自動執(zhí)行任務(wù)并為企業(yè)完成工作的系統(tǒng)。自動執(zhí)行票證分配、發(fā)送電子郵件請求以及分析員工的工作量，不僅可以為企業(yè)節(jié)省工作時間，而且還可以為其IT團(tuán)隊提供有關(guān)哪些方面需要改進(jìn)的客觀見解。

企業(yè)的IT團(tuán)隊使用一個系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以在同一工作日程上將大型任務(wù)分配給多個成員，并通知他們，以便可以根據(jù)他們在線的時間進(jìn)行協(xié)作，還可以平均分配票證，從而使員工工作不會超載。

最重要的是，智能票務(wù)系統(tǒng)應(yīng)可使企業(yè)的IT團(tuán)隊與客戶進(jìn)行有效的協(xié)作。通過通知、聊天工具集成和服務(wù)等級協(xié)議(SLA)提醒等智能功能，團(tuán)隊成員將及時處理問題并與客戶進(jìn)行有效溝通。

3.重新構(gòu)想會議

傳統(tǒng)的會議方式并不適用于遠(yuǎn)程工作環(huán)境。例如， IT團(tuán)隊通常定期在會議室開會，以討論緊迫的問題和提高效率的方法。

安排更加頻繁的線上會議可以使員工做好準(zhǔn)備并提出所有想法，以便他們可以更有效地進(jìn)行協(xié)作。雖然更頻繁的視頻會議最初可能需要一些時間來適應(yīng)，但團(tuán)隊成員會很快感到彼此更加自在，協(xié)作也會更加自由。

4.投資教育和培訓(xùn)

促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的最佳方法之一是投資于團(tuán)隊的持續(xù)教育。舉辦有關(guān)各種主題的遠(yuǎn)程培訓(xùn)課程可以幫助工作人員跟上新技術(shù)和新主題的發(fā)展，并鼓勵他們相互學(xué)習(xí)。

培訓(xùn)和鼓勵團(tuán)隊成員需要共同努力，并將他們學(xué)到的新概念應(yīng)用于當(dāng)前任務(wù)。IT團(tuán)隊成員還與來自不同業(yè)務(wù)部門(例如市場營銷、支持和其他領(lǐng)域)的員工進(jìn)行培訓(xùn)和合作。

5.抽出時間共同完成任務(wù)

在疫情發(fā)生之前，員工可以在企業(yè)會議室一起工作或在午餐時間討論任務(wù)。遠(yuǎn)程工作使即興協(xié)作機(jī)會更加困難。企業(yè)需要確保IT團(tuán)隊騰出一些時間(無論是一周一小時還是每天幾分鐘)來參加會議并共同處理任務(wù)。可以將其視為數(shù)字會議室，每個人都可以參與其中，討論并共同解決問題。安排協(xié)作會議使團(tuán)隊成員比在辦公室開會更快地解決了問題。

6.規(guī)劃適合企業(yè)遠(yuǎn)程環(huán)境的社交活動

許多遠(yuǎn)程工作場所可以安排定期的虛擬茶歇、游戲和其他在線社交活動。但是，并非所有社交活動都能在遠(yuǎn)程工作環(huán)境中很好地進(jìn)行轉(zhuǎn)換。然而，開展一些活動會使員工感到精疲力盡。雖然保持聯(lián)系和社交很重要，但需要確保選擇適合IT團(tuán)隊的活動。

例如，Zoho公司每年都會通過大型內(nèi)部會議來慶祝“系統(tǒng)管理員日”。而今年第一次進(jìn)行遠(yuǎn)程慶祝，并取得了令人難以置信的成功。

Zoho公司規(guī)劃了一些活動，例如虛擬游戲、歌舞比賽以及與IT團(tuán)隊成員緊密聯(lián)系的練習(xí)，他們非常喜歡這些活動。并且更好的是，這種形式鼓勵了更多的團(tuán)隊成員加入，并且增加了熟悉和了解。通過提高團(tuán)隊成員的信心，開展的遠(yuǎn)程活動促進(jìn)了所有參加者之間的協(xié)作。反過來，加強(qiáng)了團(tuán)隊之間的聯(lián)系，這些聯(lián)系已經(jīng)轉(zhuǎn)化為工作項目，并在未來進(jìn)行更多的協(xié)作。

IT團(tuán)隊在當(dāng)今的工作環(huán)境中面臨著新的挑戰(zhàn)。但是從長遠(yuǎn)來看，找到能夠增強(qiáng)協(xié)作、溝通甚至社會聯(lián)系的新流程，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)遠(yuǎn)程、面對面或混合工作模式。

企業(yè)可以嘗試采用新策略，找出最有效的方法。嘗試新的流程來規(guī)劃未來，而這不會限制特定的工作環(huán)境。通過重新構(gòu)想業(yè)務(wù)流程并創(chuàng)建靈活性，企業(yè)將允許其團(tuán)隊發(fā)展壯大并建立良好的遠(yuǎn)程工作環(huán)境，從而維持其業(yè)務(wù)長期運(yùn)營。

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