不匹配的期望、糟糕的工具，甚至舉止不當(dāng)都會(huì)損害虛擬協(xié)作。因此遠(yuǎn)程工作的員工需要考慮采用一些與領(lǐng)導(dǎo)和同事更好地協(xié)作的技巧和實(shí)踐。

到目前為止，很多人已經(jīng)采用了一些在家遠(yuǎn)程工作時(shí)如何提高工作效率的方法。員工可以根據(jù)個(gè)人喜好打造舒適的工作環(huán)境，無(wú)論是配備消噪耳機(jī)，還是使用最喜歡的杯子。當(dāng)人們開(kāi)始準(zhǔn)備在家遠(yuǎn)程工作可能會(huì)認(rèn)為很輕松。但是，當(dāng)他們第一次參與Zoom視頻會(huì)議時(shí)，現(xiàn)實(shí)情況很快就打破了在家舒適地遠(yuǎn)程工作的憧憬。

虛擬協(xié)作可能是遠(yuǎn)程工作中最困難的一方面。不同工作風(fēng)格、不匹配的期望、糟糕的技術(shù)甚至不良的舉止都可能阻礙有效的協(xié)作，并使長(zhǎng)期遠(yuǎn)程工作的前景令人望而生畏。員工可以自己構(gòu)建個(gè)人的工作空間，但是如果員工的遠(yuǎn)程工作取決于與團(tuán)隊(duì)成員合作，則還必須采用更好的虛擬協(xié)作實(shí)踐。

遠(yuǎn)程協(xié)作的最佳實(shí)踐

人們需要了解阻礙虛擬協(xié)作的一些不良習(xí)慣，并采用在家遠(yuǎn)程工作如何成為更好的隊(duì)友和領(lǐng)導(dǎo)者的技巧：

(1)設(shè)定明確的期望

Wizeline公司首席技術(shù)官AníbalAbarca說(shuō)，“員工在家遠(yuǎn)程工作，彼此遠(yuǎn)離，不能像以前在辦公室或自助餐廳見(jiàn)到對(duì)方。因此在遠(yuǎn)程工作的虛擬協(xié)作中需要找到共同點(diǎn)和合適的交流時(shí)間。員工根據(jù)他們的工作責(zé)任和個(gè)人需求進(jìn)行調(diào)整，投入更多的時(shí)間和精力來(lái)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)和個(gè)人之間的通信至關(guān)重要。圍繞預(yù)期的響應(yīng)時(shí)間設(shè)定清晰的期望值，可以幫助員工在工作責(zé)任和個(gè)人需求之間設(shè)定界限?！?/p>

他指出，遠(yuǎn)程工作并不意味著缺席會(huì)議。意識(shí)到這一點(diǎn)特別重要，也非常困難。在參加長(zhǎng)時(shí)間的Zoom視頻會(huì)議之后，有些人變得難以集中精力完成檢查電子郵件或其他任務(wù)。有時(shí)他們?cè)谝曨l會(huì)議中彼此見(jiàn)面變得很不自在，并且不愿意打開(kāi)自己的視頻。制定一些準(zhǔn)則和禮儀將有助于提高生產(chǎn)力和協(xié)作。

(2)保持簡(jiǎn)單

遠(yuǎn)程工作策略專家、Remote Forever公司創(chuàng)始人Molood Ceccarelli說(shuō)，“遠(yuǎn)程通信的有效性與簡(jiǎn)單性直接相關(guān)，也就是使用盡可能少的工具來(lái)獲得所需的所有信息的能力。”人們往往認(rèn)為，如果同事需要更多信息，他們總是可以保持聯(lián)系并要求打開(kāi)視頻會(huì)議軟件討論此事。例如，一位前端開(kāi)發(fā)人員實(shí)施一個(gè)項(xiàng)目，該項(xiàng)目顯示“按鈕顏色更改”，卻沒(méi)有其他信息，這名開(kāi)發(fā)人員將不得不使用聊天工具聯(lián)系他的同事解釋這個(gè)問(wèn)題，最后卻發(fā)現(xiàn)更多信息實(shí)際上來(lái)自客戶支持團(tuán)隊(duì)的電子郵件中。”

她說(shuō)：“因此，異步通信反而有效地進(jìn)行交流。當(dāng)你使用任何工具向其他人傳達(dá)信息時(shí)，先要整理好自己的想法并傳送信息，而不是將這些信息在不同渠道以比較零碎的形式發(fā)送給他們。因此需要花費(fèi)一些時(shí)間收集信息、鏈接和圖像，并將它們整理之后存放或傳輸?shù)揭粋€(gè)地方。這使其他人能夠減少尋找數(shù)據(jù)的時(shí)間，節(jié)省寶貴的時(shí)間，并提高效率?！?/p>

(3)停止與別人聊天

Techloris公司首席執(zhí)行官Shayne Sherman說(shuō)：“我認(rèn)為視頻會(huì)議最糟糕的習(xí)慣是人們?cè)陂_(kāi)會(huì)期間聊天。由于網(wǎng)絡(luò)延遲問(wèn)題和連接不良，這是可以理解的，但是我認(rèn)為這是人們需要考慮的事情。如果由一名主管主持會(huì)議，那么其他員工最好在聊天中鍵入他們想發(fā)言的內(nèi)容?？梢允褂谩芭e手”功能或聊天框中的簡(jiǎn)單表情符號(hào)，讓主持會(huì)議者知道誰(shuí)想發(fā)言。如果每個(gè)員工都采用這種做法，召開(kāi)的虛擬會(huì)議將更加順利。”

(4)減少干擾

麻省理工學(xué)院開(kāi)放式學(xué)習(xí)高級(jí)主管Erdin Beshimov說(shuō)，“在視頻會(huì)議中，需要關(guān)閉通知信息，否則容易受到干擾，降低工作效率。此外需要更多地進(jìn)行一對(duì)一通話，而不是采用Zoom視頻進(jìn)行通話，例如邊散步邊打電話，就會(huì)集中注意力，并更好地協(xié)作。人們可以通過(guò)視頻會(huì)議互動(dòng)協(xié)作，但打電話在傾聽(tīng)的同時(shí)也可以思考和集中注意力?，F(xiàn)代社會(huì)的許多創(chuàng)新理念都是通過(guò)通話中構(gòu)思出來(lái)的?！?/p>

他說(shuō)：“如果集中注意力，那么就可以通過(guò)打電話進(jìn)行溝通?？梢試L試這樣的技巧：給自己指定一個(gè)時(shí)間段來(lái)完全集中注意力(例如30分鐘或1小時(shí))，集中精力完成一項(xiàng)任務(wù)。員工與同事之間開(kāi)展合作也要全力以赴，不要分心。例如，如果通過(guò)Zoom進(jìn)行視頻通話，則需要充分參與，這樣也會(huì)縮短會(huì)議時(shí)間?！?/p>

(5)消除背景噪音

Goaltry公司首席執(zhí)行官Ethan Taub說(shuō)，“背景噪音對(duì)視頻會(huì)議來(lái)說(shuō)是一個(gè)主要問(wèn)題。大多數(shù)人都會(huì)保持麥克風(fēng)靜音，但有時(shí)可能會(huì)忘記，因此需要采用一種可以檢測(cè)并只有在音量高于一定水平時(shí)激活麥克風(fēng)的服務(wù)，這樣可以自行調(diào)整。麥克風(fēng)只有在檢測(cè)到發(fā)言時(shí)才會(huì)激活。當(dāng)然，最好的選擇是找到一個(gè)安靜的空間參加視頻會(huì)議?！?/p>

(6)遏制不斷的干擾

What-In-Tech創(chuàng)始人、富士通公司高級(jí)IT項(xiàng)目經(jīng)理Kaelum Ross說(shuō)，“IT工作者低估了即時(shí)消息通知或Zoom視頻會(huì)議即興邀請(qǐng)的干擾程度。對(duì)于工作場(chǎng)所的研究表明，工作人員在注意力受到干擾之后需要5至20分鐘的時(shí)間才能完全集中精力。在繁忙的IT環(huán)境中，這些中斷每小時(shí)可能會(huì)發(fā)生幾次。”

他說(shuō)：“我們要求員工在日歷中標(biāo)注需要完成的重要任務(wù)，并確保更少地使用Zoom視頻會(huì)議，因此顯著減少這種情況的發(fā)生。我們鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)更改即時(shí)消息上的通知狀態(tài)(刪除聲音、彈出窗口和燈光)。對(duì)于艱巨的任務(wù)，我們也使用“‘請(qǐng)勿打擾’模式。這三件事使團(tuán)隊(duì)在看待工作日和舒適完成任務(wù)的能力方面有了顯著改善。當(dāng)然，高優(yōu)先級(jí)的事情需要立即引起注意，但是我們只關(guān)注緊急情況下的通話(不依賴即時(shí)消息)?！?/p>

(7)投資更好的協(xié)作技術(shù)

Coffeeble公司首席執(zhí)行官兼創(chuàng)始人Thomas Fultz說(shuō)，“員工在參加視頻會(huì)議之前，需要檢查他們的設(shè)備是否正常，因?yàn)榘l(fā)出嘶嘶聲的麥克風(fēng)或者模糊不清的網(wǎng)絡(luò)攝像頭都不利于召開(kāi)富有成效的會(huì)議。如果每個(gè)人都有合適的設(shè)備，那么每次視頻會(huì)議都可以專注于工作內(nèi)容，而不是其他事項(xiàng)?！?/p>

(8)超越視頻思考會(huì)議協(xié)作

WikiLawn總裁Dan Bailey說(shuō)，“Zoom會(huì)議疲勞是一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。我認(rèn)為，解決這一問(wèn)題的最佳方法是引入其他協(xié)作方式，而不僅僅是通過(guò)視頻會(huì)議進(jìn)行討論。例如，我們使用虛擬白板來(lái)討論問(wèn)題。對(duì)于視頻會(huì)議協(xié)調(diào)者來(lái)說(shuō)，讓所有人參與并獲得反饋也是一個(gè)好主意。主管可以提前給出會(huì)議主題，以便員工有機(jī)會(huì)提出自己的想法，然后讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)。”

(9)及時(shí)回復(fù)

LTHR Shaving公司聯(lián)合創(chuàng)始人Timmy Yanchun說(shuō)，“實(shí)際上，虛擬交流與隨時(shí)在辦公室與他人進(jìn)行溝通有很大不同。要成為一名更好的溝通者，需要記住必須及時(shí)回復(fù)。如果在一段時(shí)間內(nèi)未閱讀任何消息，可能會(huì)阻礙項(xiàng)目的完成。因?yàn)闇贤ㄅc生產(chǎn)力密切相關(guān)，現(xiàn)在有這么多人員在遠(yuǎn)程工作，可能需要更好地了解一些內(nèi)容。因此需要及時(shí)回復(fù)，甚至要進(jìn)行解釋，以確保收件人理解答復(fù)。”

(10)進(jìn)行反思并勇于改變

凱捷公司技術(shù)未來(lái)負(fù)責(zé)人Sarah Pope說(shuō)，“為了在2021年成為更好的虛擬合作者，很多人于2020年在虛擬協(xié)作方面積累了一些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。如果還沒(méi)有回顧一下與團(tuán)隊(duì)成員的合作方式(溝通渠道、團(tuán)隊(duì)會(huì)議、工作方式、包容性和期望)，那么現(xiàn)在是塑造并確立新常態(tài)的時(shí)候。”

她說(shuō)：“對(duì)2020年發(fā)生的情況進(jìn)行回顧，是找出更好的工作實(shí)踐并推動(dòng)新突破的最好方法。盡管員工與同事或領(lǐng)導(dǎo)不在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行的一些討論可能會(huì)具有挑戰(zhàn)性，但其結(jié)果和改進(jìn)是值得的。”

編輯：jq