導讀:在【Excel功能篇】,我們圍繞Excel的基礎功能以及常見的練習題梳理了Excel的常用功能,今天是Excel系列的第二篇,我們將圍繞Excel的常用函數來展開。當我們提到數據處理與分析,就不得不說這個數據分析利器——Excel函數,也是Excel最主要的功能之一。
Excel中的函數指的是一些系統預定義的公式,通過輸入參數值即可進行函數對應功能的計算,且函數名與功能基本對應,也比較好記。 需要區分的是,本章提及的“函數”,指的是Excel軟件中實現某種運算的公式。而不是數學意義上的從定義域指向值域的某種特定的運算關系,這一點不要混淆。
其實,函數無論是對我們統計數據或者是分析數據都有很大的幫助。在日常工作中,使用函數,可以減少我們的工作量,提升我們的工作效率和分析效率,它是Excel表格里的超級計算器。簡單地說,同樣的統計數據或者分析數據,別人可能要花一個星期的工作,如果你擅長使用Excel函數,你可能一分鐘就解決了。
因此,可以這么說,函數是Excel之魂,沒有函數,Excel只是一個普通的記錄數據的表格。今天這篇文章,我們主要介紹這些常用且強大的函數,來了解最新Excel的特色功能及使用方法,來學習及增加多一門職場技能。
本次內容的環境還是為windows10系統,軟件為Excel2016及以上版本。首先,關于軟件的環境配置就不再進行展開介紹,包括軟件的安裝、調試等,這些內容以及軟件,可自行搜索相關資源。 其次,Excel本就有很多強大的函數,在日常工作中,太多我們也許記不了那么全,實際工作中只需要掌握那些常用的函數,其他的用到時候查一下就好了。
話不多說,我們直接進入今天的內容。在函數篇,我們來梳理以下幾個非常實用的函數,它們分別是:★IF函數★RANK函數★COUNTIF/SUMIF函數★VLOOKUP/LOOKUP函數★INDEX & MATCH函數★INDIRECT函數★TREND函數
一、IF函數
IF函數是工作中最常用的函數之一,因為我們要不停的進行各種條件判斷,為了完成這些判斷,最直接、最方便就是使用IF函數來完成。IF函數實現的功能是,根據條件進行判斷,判斷結束后返回兩個值。條件判斷為True(條件判斷成立)時返回一個值,判斷為False(條件判斷不成立)時返回另一個值。
返回值后函數結束。所以,IF函數在理論上只能返回2個值,幸運的是,我們可以使用IF函數的嵌套,來實現多條件的判斷,并返回更多的值。 IF函數公式:=IF(條件,條件成立時返回的值,條件不成立時返回的值)
這里介紹一個和IF函數相關的另一個函數:IFERROR 函數。有時候我們在做公式運算(包括但不限于if函數)的時候,會出錯。例如我們知道除法運算中,0不能作為除數,所以當我們的公式中的分母為0時,公式會返回一個錯誤值。而我們不需要這個錯誤值,因為錯誤值難以統計,并且影響美觀。而優雅的讓所有返回的錯誤值批量修改成某個結果,就可以使用IFERROR函數。 IFERROR函數公式:
常見錯誤類型如下:
二、RANK函數
RANK函數是excel中的一個統計函數,用來進行排序,包括正序排名和倒序排名。 RANK函數公式:=RANK(數值,數組,排序方式)
三、SUMIF與SUMIFS函數
SUMIF 函數用法比較簡單,按照指定條件進行求和。 SUMIF函數公式為:=SUMIF(條件的判斷區域,要符合的條件,要求和的區域)
如果我們求和條件不是1個,而是更多的時候,是不是可以考慮SUMIF函數的嵌套。不,完全不需要,只需要在原來的函數加一個‘S’即可。什么意思?Excel里面對多條件進行求和的函數,正是SUMIFS函數,與SUMIF函數相比,就差了一個‘S’。但是卻方便了很多。 SUMIFS函數公式:
如果我不要求和,而只是統計一個數字呢?除了求和的結果意外,如果我想要知道我現在求和的數據總共有多少行(個)?那么,COUNTIF函數可以幫到你。 COUNTIF函數公式:
如果我們要統計含有某種字符(或某種格式)的單元格,是不是考慮引入FIND()函數來嵌套?完全不用,只需要在COUNTIF函數中加入通配符即可,例如我想統計包含“蘋果”的單元格,只需要在搜索條件輸入“*蘋果*”就可以了。是不是很方便呢?那么,常用的通配符或者格式表示方式有哪些?
前面我們介紹了SUMIF函數和SUMIFS函數,那么對于COUNTIF函數,是否也有一個帶了‘S’的函數呢?很幸運,確實有一個COUNTIFS函數,我們來大概了解一下:
四、VLOOKUP函數
VLOOKUP函數是表格中使用頻率最高、效率最牛逼的函數,其他的函數可以不懂,但是這個必須要會! VLOOKUP 的作用,是在表格的首列查找指定的值,并由此返回表格當前行中其他列的值。它既可以正向查找,逆向查找,多條件查找,還可以模糊匹配。
招聘要求中,經常回以VLOOKUP和透視表,來考驗求職者是否熟練使用Excel。 VLOOKUP函數的公式為:=VLOOKUP(需要找的內容,用來查找的數據表,返回數據表中第幾列的內容,匹配的方式) 要注意的是:其中需要找的內容一定是在數據表的最左列,查找結果要精確匹配的話,第四個參數要寫FASLE或是0。
五、INDEX與MATCH函數
INDEX函數是Excel中廣泛應用的查找引用函數,除自身具有按位置調取數據的功能外,INDEX函數還可以和其它函數結合使用,其功能非常的強大……可見INDEX函數是職場必備的函數之一。INDEX函數表示用來在給定的單元格區域中,返回特定行列交叉處單元格的值或引用。INDEX函數語法:=INDEX(區域或數組常量,返回值所在區域的行號,返回值所在區域的列號)
MATCH函數是我們在進行數據查詢時候,常用到的一個函數。
MATCH函數的公式是:=MATCH(查找的值, 查找的區域, 精確查找或模糊查找)
六、INDIRECT函數
在EXCEL中有這樣一個特別的函數--INDIRECT函數,它的功能是間接引用。然而,在做好本職工作的前提下,INDIRECT函數在其它方面的應用發揮了巨大的作用。當數據維度太多了,快速的從基礎表中提取數據的方法就顯得很重要了。INDIRECT函數的作用是返回由文本字符串指定的引用。
間接引用常用的場景,在于構建超過3個維度、并且表格(sheet)格式完全一致的工具表搭建中,使用的非常多且非常方便的這樣的一種場景。
七、TREND函數
Trend函數是趨勢函數,簡單來說就是根據已有的值,用線性回歸的方法來估算未知的值。 TREND函數的公式如下:=TREND(已知Y值,已知X值,新X值,常量是否為0) TREND函數通常使用在返回線性求值結果的場景里面。
例如,在公司考核KPI指標的時候,對評分進行0,60,100三檔分值。比如說,這個月的銷售目標是100萬,如果完成目標算100分,完成60萬算60分,小于60萬算0分。這樣可以使用IF函數和TREND函數進行嵌套來使用。需要注意的是,公式中的Y值和X值都可以使用大括號{}來引入參數。
至此,Excel比較常見實用的函數部分就整理介紹完畢了~總之,excel中的函數公式千變萬化,我們梳理的章節內容不多,因此,宜反復學習,消化知識點,以練促學,效果更佳,學習之余勤思考,多探討,會有更多收獲哦!
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原文標題:數據分析利器之 Excel 函數篇
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