2017年10月18日,任正非在會議標準化及服務提升項目匯報會上作了講話。這個講話淺顯易懂,不需要做解讀。
但亮瞎眼的是,任正非定義了一個全新會議室:
多屏顯示、書寫屏、高速WIFI、語音秘出口水稿、多語言翻譯軟件……會務服務管理系統、視頻會議系統、一站式會議管家服務……把墻面改成白板、屏幕、玻璃……,可以在墻上一邊掛上網絡拓撲圖,一邊掛上GOOGLE地圖。
這不是會議室,這是作戰室!
這是客戶價值的思維,這是“多產糧食”的思維!
這給我們的啟示是,只要象任老爺子這樣炸開思維的金字塔,任何部門都可以為企業“多產糧食”、創造客戶價值做出巨大貢獻,包括行政、IT、財務等職能單元。
任正非在會議標準化及服務提升項目匯報會上的講話
2017年10月18日
一、會議室即作戰室,我們的目標是勝利。會議室建設全球標準化,適應現代化作戰需求,用最先進的軟、硬件裝備支撐業務“多產糧食”。
我們不要在會議設施投入上省錢,而要快速行動去改進裝備,用世界上最先進的“武器”打贏現代化“戰爭”。華為公司現在每天最低支付的工資就有幾個億……,如果因設備落后導致會議效率低,浪費的是人力高成本。所以,我們要開放思想,浪費人力成本的錢,不如讓作戰裝備更先進一些。
1、在硬件方面,首先要做到多屏顯示,支撐會議實用和遠程會議。
會議室應該是多屏顯示、大屏顯示、多接入,屏之間可以互動、重疊。我支持簡單、高效的會議,但不支持簡單的會議設備,一定要有便捷使用的工具,把復雜問題留給IT部門去解決。比如,與會人需要各自調出一張數據,沒有必要一屏多用(在一個屏幕上不斷切換內容),如果會議室有多屏顯示,每個人都可以把自己意見投在不同屏幕上,信息直觀,便于比對、磋商、決策。所以,我認為大型會議室應該是多屏、大屏,中型會議室至少3屏。只要是合理的顯示方式,不一定都需要用投影儀,有些電子屏還可以方便書寫。屏幕可以大一些,視覺效果好,即使員工坐在最不利的角度,也能有清晰的感受。各業務部門和各代表處至少規劃1-2個綜合會議室支持業務作戰,我看到有些小國的會議室小小的,還是過去的習慣。
會議室、咖啡廳都要配置高速WIFI,這樣3-5人的小型會議可以到咖啡廳召開,看個人電腦屏幕。如果這么大的會議室只有3-5人使用,高成本不如補貼咖啡費用。
2、在軟件方面,IT部門要開放,引入世界上最先進的軟件系統來構建華為的“萬里長城”。
會議室的硬件設施改造好了,軟件設施也要跟上來。引入最先進的軟件,建立聯動機制,讓作戰體系更高效。比如,把會議室預訂、紀要、會場連接、三朵云、運營中心、大T能力中心調入、會務服務管理系統……這些軟服務要做好,標準化。開放環境,每個人都可以使用手機、電腦方便接入視頻會議系統,我們不要過于保密,自己捆住自己的手腳。
IT部門要開放,引進世界上最優秀的軟件來構建我們的“萬里長城”,盡量不要去自主開發,“自己的狗糧自己吃”是針對我們的產品部門。比如,會議室能否引進訊飛的語音軟件?開完會自動生成文字紀要初稿,修改后,會議紀要就能在最短時間內發布。作戰命令早一天到前線,就能早一天產出糧食。而且,會議系統要支持多種語言同時使用,我們有這么多外籍員工,中文、英語、日語、法語……都可以借助翻譯軟件方便交流。即使翻譯得不精準也沒關系,我們還有膠片輔助理解。
3、會議室裝修要服從于作戰需要,不能為了美觀而不實用。
將來會議室應該叫作戰室,不用裝修得多高檔,要簡潔、大方,更要適合現代化辦公,營造出積極的作戰氛圍。比如,可以把墻面改成白板、屏幕、玻璃……,也可以在墻上掛滿作戰地圖,一邊掛上網絡拓撲圖,一邊掛上GOOGLE地圖。
B1會議室繼續改造,首先要做到實用。現在你們的會議室很整潔,沒有看到一條明線,如果改造后做不到全都走暗線,可以先走明線,便于使用。林彪的作戰地圖也是隨意掛在墻上的,我們要的是勝利,不是外觀美麗。
你們梳理出會議室標準,基建協助完成。大家一起來改,改出一個新會議室樣板來,然后全公司統一。
二、構建標準化的會議服務管理系統,同時能支持個性化會務需求,讓員工聚焦會議。
1、一站式會議管家做好會議室的基礎保障服務。
建立會議服務支持中心,借鑒業界優秀實踐,結合華為業務,持續優化會議室建設及服務標準;建設數字化運營平臺,變被動為主動,確保會議系統安全穩定運行;同時,統一會議室服務接口,提供一站式會議管家服務。
2、我們要基于信任管理,為員工提供增值服務。
其他會務服務,比如咖啡、水果、餐點……都納入會務服務管理系統。會議室是授權單位,只要員工按了服務按鈕,點擊了需要的服務,就提供相應服務,連報銷都不用管了,全部自動完成。讓員工聚焦開會,提升效率。會議室消費及小型在會議室外面的會議消費的報銷模式,財務拿出一個規定,靈活一點。預訂和結算系統在一起,可以每個月結算一次。
機關不要限制住會議室服務方式,服務多姿多彩,鼓勵改變,快速響應個性化要求。比如,有貴客要在咖啡廳開會,需要哪種臺布、哪一種花……都可以要求,只要能幫助作戰勝利;還可以提供充電寶,方便電腦使用。當然,價格可以比標準服務適當提高一些,不沖突。我們是鼓勵漲價的,降價是走進惡性競爭,漲價就是提高服務質量。
三、會議室改造預算單列,2018年底前全球會議室按新標準完成改造。
在會議室改造上,你們的思路方向大致正確,但還要敢于投資。由流程IT、行政、基建、慧通成立新的會議變革項目組,陶景文任組長。預算單列,充分授權,預算內的事情由這個小組直接決策。
項目組快速改造一兩間實用的會議室,請一批使用會議室最多的人來評價和驗收,制定出會議室裝修標準初稿。然后與財經溝通預算、核算方式,文件定稿后,全球會議室都按此標準執行。希望2017年底,至少在每個國家或者每個地區部有一兩個樣板點;2018年年底,華為全球所有的會議室都要按新標準完成改造,我來參加你們的慶功會!