一.系統背景

國家及企事業單位的各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，檔案存儲越來越多,;而傳統的檔案管理方式與技術手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使我國檔案行業的信息化管理已經不能滿足實際需要，其主要體現在幾個方面：檔案種類多,數量大,檔案整理時間較長,復核工作耗時長等等.

二.系統簡介

鑒于目前檔案管理存在的種種現狀，檔案管理的的模式與技術需要改造.作為新一代跟蹤與信息識別的蘇州新導RFID資產管理技術的快速發展給檔案管理的信息化、自動化帶來更多的便捷性，具有其他技術方式無可比擬的優越性。促進傳統觀念的轉變、提高現代化檔案管理意識，在形成新型的檔案保管和蘇州新導利用等方面均產生了強勁的推動作用。

三.系統目標

蘇州新導RFID資產管理系統需要滿足實現檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務，對檔案流通進行動態的管理，系統通過RFID標簽作為信息載體，對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控，實現檔案業務辦理的自動化，從而取代傳統的工作流程。提高檔案管理整體的業務管理能力、減少差錯率,實現數據共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務水平，提升管理的綜合實力。于此同時充分體現了行業界的技術優勢，與國際化檔案智能化管理接軌。

四.系統功能

蘇州新導RFID資產管理系統采用先進的無線射頻識別(RFID)技術和成熟的計算機軟件技術根據檔案管理的實際需求而研發。系統從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點、安全等各個管理環節，以RFID作為信息存儲媒介，在RFID芯片中存儲了檔案的基本信息和使用記錄。蘇州新導利用非接觸式的手持式、臺式、通道式RFID讀寫設備，緊密配合后臺數據庫管理系統，全方位實現檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。

1.檔案存放，整理工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統，錄入的數據包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、存放時間、保存期限、檔案內容摘要等。通過RFID電子標簽讀寫設備將保存檔案信息寫入電子標簽芯片中。正常情況下電子標簽置于檔案盒表面，標簽表面可根據具體業務需求印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。

2.檔案借取，利用檔案大廳安裝的自助檔案信息查詢機，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編)，以及業務辦理的流程，即查詢機也具有業務辦理自動排號的功能，同時完成外來人員對各類檔案資料使用進行統計匯總。

3.檔案查找：資料庫管理終端接收到借閱申請信息后，自動查詢該檔案的存放信息，并發送到RFID移動終端。檔案管理人員根據RFID移動終端上的提示信息定位檔案存放的貨位。定位到貨位后，通過RFID移動終端掃描定位要查找的資料的具體位置，取出檔案。分別讀取檔案的RFID標簽信息和檔案貨位標簽信息，完成查找檔案確認。

4.檔案借出：管理工作人員將檔案移交給大廳工作人員，檔案交給借閱者之前，必須蘇州新導利用系統設備進行檔案電子標簽信息采集，系統自動記錄借出時間和檔案信息。

5.檔案歸還，用戶使用檔案后歸還檔案，工作人員采集檔案電子標簽信息，系統自動登記歸還時間和檔案，完成歸還登記,隨后將檔案資料放回指定的位置并通過RFID移動終端讀取檔案和檔案架標簽信息確認放回作。若用戶超過指定的借閱時間未及時歸還檔案資料，系統會自動發出報警提醒。

6.檔案防盜，RFID資產管理系統實現檔案資料的防盜丟失管理以及現場監控。在檔案室的出口安裝RFID固定讀寫器、紅外對射系統，每個進出通道安裝視頻監控系統，并與管理中心系統進行網絡連接。作員佩帶身份卡，在進出庫房時系統對作員進行身份鑒權;對于未佩帶身份卡進出庫房的人員，紅外對射系統將產生告警。

7.檔案盤點，采用RFID技術進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統發出盤點指令，庫房管理終端發送盤點指令到RFID移動終端，庫房管理員根據RFID移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息，完成一個檔案格的盤點作，依次進行直到完成所有檔案的盤點作。

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