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現(xiàn)今各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)入了利用計(jì)算機(jī)辦公的時(shí)代。員工們用計(jì)算機(jī)代替了傳統(tǒng)的筆和記事本，各種應(yīng)用格式的電子文檔也代替了傳統(tǒng)的紙制文件。目前機(jī)關(guān)單位的政務(wù)信息、設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)的工程圖紙、企業(yè)的企劃方案和財(cái)務(wù)報(bào)表都制作成了電子文檔。
與紙制文件相比電子文檔的優(yōu)勢(shì)非常明顯：編輯功能強(qiáng)大、制作方便、易于修改、便于編目存儲(chǔ)與查閱。
電子文檔給大家?guī)?lái)方便的同時(shí)也帶來(lái)了重大的安全隱患。由于電子文檔便于攜帶和傳播，一臺(tái)筆記本電腦、一張軟盤(pán)、一個(gè)U盤(pán)、甚至一封電子郵件都有可能將絕密的電子文檔輕易的復(fù)制、非法帶離。
用戶(hù)往往會(huì)面臨以下文檔安全問(wèn)題：
如何防止員工在離職時(shí)將重要文檔私自帶離單位，并將這些文檔外泄給他人；
如何防止員工外出時(shí)將拷有文檔的U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)遺失導(dǎo)致文檔泄密；
如何做到文檔的分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)文檔與用戶(hù)之間的權(quán)限管理；
如何實(shí)現(xiàn)文檔的使用審計(jì)；
這些問(wèn)題隨著電子文件在用戶(hù)單位中重要性的提高，承載業(yè)務(wù)量的增加越來(lái)越重要。
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