公司及企業參展注意事項及指導

?參加展覽會，提升企業知名度，宣傳與推介新產品已成為企業重要經營戰略的一部分。如何有效地充分利用展覽會，讓展覽會成為現代企業最佳的銷售與營銷工具，實現企業的長期經營目標，是許多企業關注的核心問題。在我們辦展的實踐中，筆者就企業參展歸納了以下幾方面應注意的事項，以改善企業參展的效果和對展會的更多認識。
??? 一、企業如何從多個同類展會中選擇和辨別出優質的、適合企業參加的展會

??????? 對于企業來說，參加展覽會的目的是能夠取得滿意的效果，最擔心的是耗費大量精力卻勞而無功。如何選擇適合自己的展覽會？企業不妨從以下幾個方面考慮:

??????? 選擇合適的地點和時間。企業通過參加展覽會拓展新市場是事半功倍的方式，一則可以了解同行信息，二則可考察當地的市場需求和潛力，三則可通過參展期間與當地代理經銷商的廣泛接觸，物色合適的合作伙伴。

??????? 判斷展會性質。會展業競爭到一定程度時難免出現良莠不齊的情況，因此，正確判斷展會性質是否適合企業參加，是企業參展前必做的功課。

??????? 考察主辦方和承辦方的資質與水平。展會能否成功舉辦并取得良好成果，取決于主辦方和承辦方在各個環節上的工作細節、配合和績效，參展企業可以通過與展會主辦方的反復接觸，觀察和了解主辦人員在操作中的表現，以判斷主辦方和承辦方的資質和水平是否有能力舉辦高成效的展會。

??????? 了解展會的歷史和推廣。展會的宣傳廣告占據了展會舉辦成本中很大的比例。一個展會最終能取得多大的效益，往往取決于展會宣傳和廣告的進行程度和成效。參展企業在決定是否參展前，應全面了解展會的宣傳力度，并由此判斷展會主辦方的計劃可能帶來怎樣的效果，這是企業參展前最應了解的事項之一。如果是舉辦多年的、影響力強的知名展會，這一點就僅供參考了。

??????? 了解同行態度。行業名牌產品參加展會，既可提高展會的檔次和吸引力，也能帶動其他產品的參展效益。企業在計劃參展時，應多向業內企業和人士了解參展態度和評價，從而確認該展會可能達到的規模與影響。

??? 二、在展品托運、展臺搭? 建等方面有哪些注意事項？

??????? 企業應該在本次展會的布展日將展品運達展館，以便順利布展，在展品托運方面可以參照主辦方參展指南里相應的詳細說明，如指定展品托運物流商、展品要加貼組織方要求的嘜頭、收件人、地址等。

??? 展會布展及施工相關規則：

??? 1、搭建物必須建在承辦單位劃定的范圍以內。

??? 2、所有搭建物不能封頂，與天花的距離不少于50CM，與墻的距離不少于60CM。

??? 3、不得使用燃或易燃材料進行搭建和裝修，不得將消防器材挪作它用，搭建物及展品不得阻擋消防栓，不得占用消防通道。

??? 4、展場內不準生火，如需動火作業（明火、電焊、氣焊），必須通過承辦單位事前向保安部申報，經批準領取動火證并做好現場防范工作，方可施工或表演。若不按規程和不帶焊工證操作，予以追究當事人責任。

5、參展單位聘請私人承建商對展位進行特裝工程，須向展館方支付展場施工管理費。

??? 6、所有參展商不得使用萬用電源插座及插頭。

??? 7、展位電力供應將于每日展覽會結束后30分鐘關閉，若需要24小時電力供應，請盡早與承辦機構聯系并需另付費用。

??? 三、如何在展會中充分利用宣傳平臺和機會，做好自己的宣傳，實現展會現場效果最大化？

??? 在一定規模的展覽會里，幾百個展位堆在一起，當上萬名參觀者蜂擁而至時，如何讓更多的參觀者注意到您的公司確實要花一點心思。在以前，很多參觀者是到了現場才臨時決定參觀什么展位，這時布置新穎的展位確實能吸引到這類參觀者的注意。但現在，越來越多的參觀者會事前大概定好需要參觀的展位，情況就大大不同了，如不事先做好準備，這些參觀者也許就會與您擦身而過。

??? 據調查，參觀者參觀那些曾經在展前寄發過邀請函的參展公司比參觀其他公司的展位機會大4倍，可見展前做好宣傳十分有效。但除了發邀請函外，還有其他一些辦法可以更有效地提高您公司的知名度，不妨一試。

??? 最常用的辦法是準備一些可以一分為二的禮品，把其中之一在展前先隨邀請函寄給您想邀請的參觀買家，讓他們必須到您的展位上才能湊成完整的一份禮品。事實證明這種辦法確實能有效提高觀眾對某個展位的訪問率。

??? 更有花心思的參展商制作一些小冊子，介紹展會當地的交通、旅游、食宿、風俗等情況，免費派發給展會參觀者。由于相當一部分參觀者遠道而來參加展會，參展之余確實想在展會當地和周圍四處走走，這些小冊子正好能幫上大忙。

??? 企業參加某一展會，目的是能夠獲取參展的最佳效果。因為展會時間短，加之現場環境嘈雜、人多擁擠，要想獲得預期的效果，參展企業應注意以下幾點事項:

??? 1、展會現場安排。對于展位相對較小而參展人員較多的企業來說，在展會現場和觀眾洽談的空間會顯得比較狹窄、擁擠，很難實現交易的順利進行，有必要在展館周圍的賓館、酒店租用會議室，或者在下榻賓館的房間與客戶接洽，這不僅可以創造較為寬松的環境，而且可以利用夜晚等閉館時間更廣泛、更深入地接觸經銷商。

??? 2、統一口徑應對。洽談的原則是所有的人都應統一口徑，不能出現招商政策不一致的錯誤，否則會招致客商的不滿。這就需要事前的溝通，就招商政策進行深入的交流，某一具體問題該使用什么樣的說辭，面對不同經銷商該如何處理，這都需要給出細致明確的方案。

??? 3、崗位合理分配。根據參展人員的能力、經驗，分配工作任務，商務談判、對外聯絡、后勤保障、展會信息搜集等，凡事都應具體到人，主次分明，這樣才能在實戰中分工合作，相輔相成。

??? 4、注重形象禮儀。任何一個參展人員都是代表企業面對客戶的，個人行為舉止如何，對企業品牌而言，并非小事一樁。做市場首先是做人，經銷商再有實力，如果素質太差就不能將其發展為代理商；同樣，好的經銷商也會這樣考察企業。員工的素質反映企業文化，企業文化差勁的公司經銷商也會敬而遠之。

因此，所有參展人員都應注意自身形象，面對客戶不卑不亢。在衣著上，最好是統一穿著企業商務裝。
??? 5、靈活掌握政策。同類產品的地區表現往往差異很大，這就不能強求經銷商必須遵照同樣的條款才能獲得代理資格。面對這些情況，企業需要在權衡整體利弊的情況下靈活應用招商政策。

??? 四、在展會期間和展會會后，如何有效地開展業務工作？有哪些注意事項？

??? 大展即將開始，對于參展企業來說，應該進行的工作很多，參加一次展會就是抓住一個機會，絕對不可以浪費，所以如何讓參展達到最好的效果，就成為最重要的問題。

??? 在進行各種準備之前，有一點應該是企業必須明確的，那就是：確定展會你想達到的目標。據德國展覽協會（AUMA）的分析，企業參展的目標有基本目標、產品目標、價格目標、宣傳目標、銷售目標。銷售是最終的目標，但并不是展覽會上最重要的工作。IFO公司的調查也認為，企業參展要達到的目標有宣傳企業形象、提高企業聲譽、密切與客戶的聯系、新產品的引入、提高產品的知名度、交流信息等目的，而且其目標中有70％的內容是為了結識新客戶。

??? 企業參展的根本目的是為了銷售，但這并不意味著只有參展時簽的定單數才能體現參展效果。企業參展除了展示新產品、提升企業知名度外，還是了解市場變化的最佳途徑，市場上什么樣的產品最受歡迎，你的競爭對手的各種動態，這些都將是展會帶給你最有價值的東西，這能讓你及時地對自身的戰略進行實施和調整。

??? 明確目的后就要開始針對此次目的采取相應的參展措施，以下措施筆者認為是最基本而必要的：

??? 1、詳細了解展會

??? 工具：展會中需要的工具很多，展會主辦方能提供的有哪些，有多少東西是需要自己準備的。這細致到桌椅板凳水電等，不詳細了解清楚，在展會時再尋找調配就未免太倉促。

??? 活動：展會主辦方一般都會舉辦很多種活動配合展會造勢，這些活動包括一些比賽、技術講座等等，企業如果能參與這些活動，將會得到很多信息和宣傳機會。

??? 展會廣告：展會的會刊和室外場地廣告，對展會和場地熟悉的企業就會獲得良好的宣傳效果。

??? 2、充足準備工作

??? 費用預算：參展企業應提前做好費用預算。參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票或火車票等長途車費、市內交通費、食宿費、設備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。

??? 展覽資料：宣傳單張或者手冊是宣傳企業最基本的工具，企業要想得到好的宣傳效果，展覽資料非常重要，可以展現一個企業的水平和實力。

??? 參展人員：參展人員應具備以下基本素質：對公司的產品和技術等專業知識有較深入的了解；自信、適應能力強；性格外向、易于與人交談溝通。

??? 參展服飾：直觀形象是最有影響力的，參展人員是公司的代言人，展會期間應穿著正式、統一的服裝，一方面代表公司的形象，也是對參觀者的尊重。

高雅莊重的著裝會帶給參觀者良好的印象。
??? 布展：展位就是戰場，有利的戰場才適合作戰。展位的布置很講究，不是花錢多就一定好，要通過展位突出個性特色，在眾多的展位中引人注目；同時能突顯企業目的，有利于推出產品或者提升形象。

??? 3、觀察媒體動向

??? 媒體是面向大眾的窗口，在展會時尤其需要注意媒體動向。哪家媒體會進行專題報道，哪家媒體會進行直播，這些都需要留意。把握時機，及時向媒體推銷自己是很重要的。

??? 除了這些基本事項外，還有一些小細節需要注意，比如說吃飯。展會人員一般都吃盒飯，但在哪里吃就是個問題。有的企業在這方面非常注意，會在展廳選擇一個角落或者遮板后吃，而有些企業就放在展臺的桌面上大吃特吃，整個展位高雅、整潔的形象頓時就被破壞了。這雖然不是個大問題，但卻很能體現出整個公司的層次和素質。

??? 幾天的展會結束后，回到公司。這并不意味著對此次展會要做的工作已經結束。相關業務人員還需要根據展會現場不同表現的客戶類型，采取有針對性的措施，以促進銷售。

??? 展會現場的客人，一般歸為以下幾類：

??? 1、現場簽合同的客戶。

??? 對于此類客戶，回來后一般都要按照他的要求給他詳細的資料，接著便要求他開證，或匯訂金過來。不過這些跟你簽過合同的客戶也并不表示就一定會給你下單，現在這種情況已經很普遍：有些客戶跟你簽過合同了，但過后他在其他的供應商那里有了更好的價格或更好的ITEM，便會把單下給別人。或者回去后市場發生變化，決定發生改變而取消訂單等等。對于此種客戶，也要小心溝通，一旦出現對方遲不開證或不匯訂金的情況，請提高警戒，及時跟他溝通，看是否出現什么問題，并采取相應的措施，說不定你就能挽回一個訂單，一個客戶。

??? 2、有意向要下單的客戶。

??? 這有點像網上詢價，只能從你與他們的溝通中判斷出此客戶的潛力程度。一般產品問的越詳細，條款談得越仔細機會越多。對于這些客戶，回來后要及時聯系，把所有的資料和所涉及到的問題標明清楚給他發去，也馬上落實打樣(一般這些客戶都會要求打樣)。對于這些客戶，我們也常碰上寄了樣品就沒了消息的情況，最常見的原因便是他們在收到所有樣品(包括別人的樣品)后沒有擇取你們的產品下單，或者市場發生了變化等等。那也不要放棄，保持聯系，有新的產品及時向他推薦，以后還是有合作機會的。

??? 3、對某個條款或價格談不來的客戶。

??? 回來后即使你們決定能按他的要求來做，也不要馬上妥協，先發個郵件或打個電話(還是堅決你們先前的決定)看看情況再做決定。如果客戶有一定的心軟，那你們就成功了；如果他堅持自己的決定，那你們可以妥協的話再向他妥協也不晚。

??? 4、對要求發資料的客戶。

??? 按他所說的要求盡可能把詳細的資料發給他。

??? 5、對隨便看看，隨便問問的客戶。

??? 在展會現場的時候，他只是去你們那隨便看看，問問，這些客戶沒底，說不定他們是在探行情。

對這些客戶就得憑他的名片來聯系了，如果名片有他們的網址那是最好了。先參觀參觀他們的網站，查清他們的底細，再按照不同的情況向他發不同的資料。說不定你們此次沒帶去參展的產品正是他們的主營產品。同時也要根據他在你們攤位看的那種產品發資料，看是否有合作的機會。

??? 在溝通中我們經常會遇到這種情況：發EMAIL給客戶后，客戶沒了消息。對于這種情況，我認為電話是最好的溝通方法，打個電話去，跟他溝通溝通，看看是怎么回事，怎樣的一種情況，是否可以采取措施解決。當然對某些情況不緊急的客戶，請耐心等待些時間，隔幾天再發郵件，因為有些客戶回去后會休個假，有些客戶在展會結束后并沒有馬上回去。我就碰到過一個客戶，發了EMAIL半個月后才回復，說是剛到他們國家。對于一段時間后還沒回的客戶，這時一個電話是必須的。